Onnistunut tiimiviestintä on avainasemassa tiimin yhteisten tavoitteiden saavuttamiselle. Toimivat viestinnän käytännöt lisäävät tuottavuutta, parantavat tiimin sisäistä luottamusta ja säästävät aikaa. Onnistuneen viestinnän keskeisenä haasteena on kuitenkin jatkuvien keskeytysten aiheuttama ylimääräinen kuormitus.
Työntekoa jatkuvien keskeytysten välissä
Organisaatiosta riippuen samanaikaisessa käytössä olevia tiimiviestinnän työkaluja voi olla useita. Tehokas työskentely keskeytyy yhä useammin viestintään. Työpuhelin soi, Slackin viesti-ilmoitukset kasaantuvat, sähköpostiin kilahtaa kiireellinen kysymyspatteristo, toimistolla tiimin jäsen lähestyy työpisteellä. Työpäivän aikana työskentelyn tueksi tarkoitettu multimodaalinen viestintä tarkoittaa samalla lukemattomia keskeytyksiä. Jokaisessa tiimissä onkin syytä pohtia, missä kulkee sujuvan tiimiviestinnän ja jatkuvien, työn sujuvuutta häiritsevien keskeytysten raja.
Tutkimusten mukaan työssä koetut keskeytykset vaikuttavat työn tehokkuuteen ja altistavat virheiden tekemiselle. Vaikutus työtehoon on merkittävä, sillä paluu keskittyneeseen työskentelyyn saattaa keskeytyksen jälkeen kestää jopa 25 minuuttia. Keskeytykset lisäävät stressiä ja kuormittavat muistia. Jatkuvat keskeytykset altistavat jatkuessaan työuupumukselle. Keskeytyksetön työaika on edellytys vaativille työtehtäville, uuden oppimiselle ja luovalle ajattelulle.
Työtehon ja työssäjaksamisen kannalta tiimiviestinnän aiheuttamia keskeytyksiä on syytä budjetoida. Viestintä on olennainen osa tiimityöskentelyä, eikä sitä tulisi liiallisten keskeytysten pelossa välttää, mutta sen ei tulisi vaikuttaa työskentelyn sujuvuuteen kohtuuttoman paljon. Tiimin viestiessä yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, viestintä tukee työn etenemistä eikä muodostu häiriötekijäksi.
Viestinnällisen minimalismin ja viestintätulvan väliltä on mahdollista löytää jokaiselle tiimille sopiva viestinnällinen taajuus.
1. Tiimipalaverit
Tiimipalaverit jakavat mielipiteitä – turhautuminen palavereihin voi johtua siitä, että niitä on liian usein, ne ovat liian pitkiä, tai niissä on liian epärelevanttia sisältöä. Tiimin jäsenten yhteinen työaika on kallista, mutta samalla yhteisen työajan hyödyntäminen voi osoittautua kustannustehokkaaksi keinoksi hallinnoida tiimin viestintää. Yhteiset palaverit lisäävät tiimiin sitoutumista ja konkretisoivat yhteisen päämäärän eteen työskentelyä.
2. Ensisijainen viestintäkanava ja tavoitettavuus
Tiimiviestinnässä korostuu tiiviin, sujuvan ja jatkuvan viestinnän rooli haluttujen tulosten saavuttamisen edellytyksenä. Kun tiimin sisäisessä viestintästrategiassa sovitaan yhteiset käytänteet käytettävistä viestintäkanavista ja tavoitettavuudesta, luodaan samalla edellytyksiä keskeytyksettömälle työajalle. Tiimin jäsenten yhteinen ymmärrys tiimin odotuksista tavoitettavuutta kohtaan luo työrauhaa ja edistää työhyvinvointia.
3. Kumiankkamenetelmä
Ohjelmistokehitystyössä laajalle levinnyt kumiankkamenetelmä (rubberducking) tarkoittaa käsillä olevan ongelman sanallistamista elottomalle hahmolle, esimerkiksi työpöydällä istuvalle kumiankalle. Menetelmän teho perustuu siihen, että ongelman sanallistaminen edistää ongelmanratkaisussa tarvittavia prosesseja ja auttaa näkemään ongelman eri perspektiivistä. Kumiankkamenetelmän tyyppisiä ongelmanratkaisukeinoja hyödyntämällä tiimityöskentelyssä voidaan keskittyä yhteisesti kaikista haastavimpiin ongelmiin ja tehostaa kaikkien tiimin jäsenten työskenteyä, arvokasta yhteistä työaikaa säästäen.
 |
| Kuva: Wikimedia Commons EshterMarts |
Kristiina V.
Lähteitä ja lisää lukemistoa aiheesta:
Kommunikaatio tehokkaan tiimityöskentelyn edellytyksenä
Bucăţa, George & Rizescu, Marius. (2017). The Role of Communication in Enhancing Work Effectiveness of an Organization. Land Forces Academy Review. 22.
Keskeytysten vaikutuksesta työtehoon ja tuottavuuteen
Brumby, D.P., Janssen, C.P., Mark, G. (2019). How Do Interruptions Affect Productivity? Teoksessa: Sadowski, C., Zimmermann, T. (eds) Rethinking Productivity in Software Engineering. Apress, Berkeley, CA.
Keskeytysten vaikutuksesta työssäjaksamiseen ja henkiseen kuormitukseen
Xusen Cheng, X., Ying Bao, Y., Zarifis, A. (2020). Investigating the impact of IT-mediated information interruption on emotional exhaustion in the workplace. Information Processing & Management. Vol 57(6).
Mikä meidät sitten keskeyttää?
Wajcman J., Rose E. (2011). Constant Connectivity: Rethinking Interruptions at Work. Organization Studies. 2011;32(7):941-961.
Miten sujuva kommunikaatio voidaan yhteensovittaa keskeytyksettömän työskentelyn kanssa?
Lambden, D. (2022). The Importance of Effective Workplace Communication – Statistics for 2022.
Jorner, J. (2021). How Effective Employee Communication Boosts Productivity. Saatavilla:
https://www.entrepreneur.com/article/367864 Luettu: 11.9.2022
Mihin kumiankkamenetelmä perustuu?
Subastil, A. J. (2020). The Psychology Behind Rubber Duck Debugging. Saatavilla:
https://medium.com/@arnoldcsubastil/the-psychology-behind-rubber-duck-debugging-f19141c70060
Olen samaa mieltä, että ilman hyvää tiimiviestintää yhteisten tavoitteiden saavuttaminen ja tuottavuus kärsii. Kuten mainitsitkin tiimin olisi hyvä sopia viestinnälle yhteiset pelisäännöt, jottei jatkuvat keskeytykset häiritse työntekoa. Pelisäännöissä pitäisi sopia myös mitä kanavaa käytetään milloinkin, sekä millä aika välillä odotetaan tiimiläisiltä vastausta.
VastaaPoistaItse olen kokenut tiimipalaverit työssäni erittäin tärkeiksi, mutta kaikki kollegani eivät ole samaa mieltä. Kun tiimipalaverien sisältö on mietitty etukäteen, ei käytetä turhaan aikaa epäolennaisiin asioihin ja palaverit pysyvät tehokkaina. Usein käy myös niin, ettei tiimipalaveria saada pidettyä ajallaan esimerkiksi henkilöstön poissaolojen vuoksi. Näissä tilanteissa palaverin tärkeyden usein huomaa paremmin. Kun palaveria ei ole pidetty ajallaan, tiimin sisällä on epäselvyyksiä ja toiminta hidastuu.
Mainitsemasi kumiankkamenetelmä oli minulle uusi käsite. Se kuulostaa mielenkiintoiselta ja varmasti toimii joillekin tiimeille erittäin hyvin.
- Nelli Laurén
Tuo yhteisten viestintään liittyvien pelisääntöjen luominen, sekä sopiminen käytössä olevista viestintäkanavista on äärimmäisen tärkeää. Esimerkiksi omassa organisaatiossani käytettiin aluksi tiimin sisäiseen viestintään Whatsappia, joka on suhteellisen matalan kynnyksen viestintäväline, ja melko epävirallinenkin. Tästä seurasi se, että viestiä tulvi jatkuvasti - myös työaikojen ulkopuolella. Työ tuntui seuraavan joka paikkaan ja kuormitus lisääntyi.
VastaaPoistaKun pääasiallinen viestintäkanava vaihdettiin Teamsiin ja sovittiin pelisäännöt viestimiselle, koko tiimi tunsi kuormituksen vähenevän.
Itse olen kokenut myös viikoittaiset tiimipalaverit tärkeiksi. Kun heti viikon alussa käydään yhteisesti läpi tulevan viikon tärkeimmät asiat ja teemat, ei loppuviikosta ole niin paljoa tarvetta muulle viestinnälle. Tämä toki on vaatinut sen, että tiimipalaveri on hyvin johdettu ja sisältö ennalta hyvin mietitty, kuten kirjoituksessasikin totesit.
- Jenni T