Aikataulu palvelee suunnitelmaa – tee aikataulusta tiimin yhteinen tavoite
Suunnittelu edeltää aikatauluttamista. Kun projektin sisältö ja sen tarvittavat osatavoitteet ymmärretään kokonaisuudessaan, projekti voidaan aikatauluttaa. Tilanne on kuitenkin tosielämässä usein nurinkurinen – projektisuunnittelussa edetään aikataulu edellä ja tavoitteet määräytyvät käytettävissä olevaan aikaan nähden usein liian optimistisesti. Aikataulun haasteet voivat liittyä ulkoisiin odottamattomiin haasteisiin, mutta myös virheisiin alkuperäisessä projektisuunnitelmassa. Aikataulu edellä laadittu projektisuunnitelma saattaa tarkoittaa sitä, että suunnittelutyössä oikaistaan, ja aikataulu on siten luotu pettämään. Kun tiimi aikatauluttaa projektin yhteisellä panoksella, aikataulusta tulee yhteisvastuullinen tavoite ja realistinen.
Kehitä henkilökohtaisia ajanhallinnan taitoja
Ajanhallintaa on mahdollista harjoitella minkä muun tahansa taidon tavoin. Paremmat ajanhallinnan taidot ovat yhteydessä vähäisempään prokrastinaatioon, eli tehtävien lykkäämiseen, ja huoliajattelun vähentymiseen (van Eerde, 2003). Ajanhallinnan taidoilla on siis suora yhteys työssäjaksamiseen.
Jokaisen tiimin jäsenen on myös hyvä tuntea Parkinsonin lain vaikutus työskentelyyn (Brannon, Hershberger, Brock, 1999): Työ täyttää sille varatun ajan. Työteho siis kasvaa, kun tehtävälle varattu aika on lyhyempi, ja laskee, kun tehtävälle varattu aika on liian pitkä. Oman ajankäytön tuntemuksella aikatauluttamista on mahdollista tehostaa ja tehtävien tarpeetonta lykkäämistä välttää.
Viestintä aikataulussa pysymisen työkaluna
Tiimiviestinnän tärkeimpiin viestittäviin asioihin kuuluu sisällöllisen ongelmanratkaisun lisäksi aikataulusta viestiminen. Projektiaikataulussa pysyminen on yhteisvastuullista tiimityötä, ja se kytkeytyy tiiviisti onnistuneeseen tiimin kommunikaatioon. Kun tiimissä tunnistetaan jäsenten vahvuudet, aikataulutus onnistuu paremmin. Aikataulutuksessa kannattaa myös kuulla tiimin jäsenten näkemyksiä realistisesta aikataulutuksesta. Jos aikataulu ei näytä toteutuvan suunnitelman mukaisesti, tästä viestiminen on avainasemassa, jotta sen synnyttämät muutokset suunnitelmaan voidaan ottaa heti huomioon.
Kristiina V.
Lähteitä:
Brannon, L. A., Hershberger, P. J., Brock, T. C. (1999). Timeless demonstrations of Parkinson’s first law. Psychonomic Bulletin & Review. Vol 6 (1). Sivut 148–156.
van Eerde, W. (2003). Procrastination at work and Time Management Training. The Journal of Psychology. Vol. 137(5).
Herm, S. (2012). When Things Go Wrong, Don't Rely on Committed Consumers: Effects of Delayed Product Launches on Brand Trust. Journal of Product Innovation Management. Vol. 30(1). Sivut 70–81.
Michie, S. (2002). Causes and Management of Stress at Work. Occupational Environment Medicine. 2002;59. Sivut 67–72.
On totta, että aikataulutus on tiimityöskentelyssä erittäin tärkeää. Jos tiimi ei ole sopinut yhteistä ja realistista aikataulua, on projektissa eteneminen vaikeampaa. Tiimin olisi hyvä sopia, miten toimitaan, jos aikataulusta viivästytään, sekä mahdollisesta viivästymisestä tulisi informoida muuta tiimiä viipymättä.
VastaaPoistaOlen itse huomannut, että aikataulussa pysyminen lisää luottamusta tiimin sisällä. Jos joku tiimistä ei tee tehtäviään ajallaan ja hänen työnsä viivästyvät usein, on hänelle vaikeampi antaa lisää vastuuta. Itselleni aikataulutus ei ole tuottanut haasteita, sillä hoidan usein minulle annetut työt heti pois alta, enkä jätä niitä roikkumaan. Tähän varmasti vaikuttaa myös se, että rakastan asioiden suunnittelua ja ns. tehtävälistoja.
Tiimiläisen olisi hyvä myös etukäteen mainita, jos tuntuu siltä, ettei pysty hoitamaan annettuja tehtäviä annetussa aikataulussa, vaan tarvitsisi lisää aikaa. Aikataulua voidaan tietysti muokata myös projektin matkan varrella. Ja kuten mainitsit, viestinnän tärkeys korostuu erityisesti tässäkin tiimityöskentelyn osiossa.
- Nelli Laurén
Minä olen myös kiinnittänyt huomiota siihen, kuinka merkityksellinen asia ajanhallinnan perusasioiden ymmärtäminen on tiimityössä muiden ihmisten kanssa. Omien huomioitteni mukaan työn tehottomuuden kasvaminen tehtävään käytettävän ajan kasvamisen myötä nousee eksponentiaalisesti tilanteessa, jossa useampi ihminen käyttää aikaansa kyseiseen asiaan. Tällaisessa tilanteessa jokainnen ryhmän jäsen käyttää usein vuorotellen aikaansa tutkiakseen samat asiat kuin edellinen.
VastaaPoistaViestinnän merkitystä ei voi tosiaan painottaa liikaa tiimi- ja projektityöskentelyssä. Hyvin hoidetulla viestinnällä voidaan ehkäistä tuntikaupalla turhaa työtä ja parantaa lopputulosta dramaattisesti. Yhdessä sovittu ja järkevästi rakennettu työnjako mahdollistaa ajan optimoinnin todella pitkälle.
-Eetu Kauppinen